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By-Laws and Statutes

An official translation of the English version of the statues follows.  For the original Portuguese scroll down to the end of the English version.



ARTICLE 1- Name, Location, Purpose, and Source of Maintenance


a)              The name of the Association is The American Society of Rio de Janeiro.


b)              The domicile of the Society is the City of Rio de Janeiro, State of Rio de Janeiro, presently at Av. Rio Branco 123/2105, Centro. The Board of Directors may change the domicile to another address in the City and State of Rio de Janeiro.


c)              The purposes of the Society, a non-profit organization, are:


1)              To promote and maintain friendly relations between the peoples of Brazil and of the United States of America.


2)              To render relief and aid to United States Citizens known to be without immediate resources.


3)              To observe the traditional and historical holidays of the United States of America.


4)              To receive distinguished American visitors.


5)              To promote social, cultural, educational, informational, recreational and charitable activities which encourage the cohesiveness of the American Community.


d)              The Society is prohibited from engaging in any activities affecting or connected with Brazilian politics, nor shall it engage in any religious activities, except those of a strictly ecumenical nature.


e)                The Society shall be maintained by dues and other contributions from its members, income from activities, including fundraising, which it sponsors or in which it engages, income from announcements in its print and electronic publications, as well as contributions and donations from third parties.


ARTICLE II - Membership


There will be three (3) classes of members: Active, Associate and Honorary Members.


a)  Active Members: All U. S. Citizens of legal age of either sex and, if married, their spouses, regardless of the nationality of the latter, may be accepted as Active Members upon application and payment of appropriate dues.


b)  Associate Members: All adult persons of good character and nationality other than U.S. who reside in greater Rio de Janeiro, upon application and approval by the Board of Directors, may be accepted for membership upon payment of dues.


c)  Honorary Members: The title of “Honorary Member” may be conferred on any person at the discretion of the Board of Directors, by unanimous vote of the Board at any meeting. The ranking

U.S. Government consular representative in the area shall automatically be both an Honorary Member and the Honorary President of the Society.

ARTICLE III - Rights and Obligations of Members


a)              All members shall have the following rights:


1)              to vote in General Meetings and Elections;

2)              to participate in Society activities, so long as any applicable entry fee is paid;

3)              to resign their membership; and

4)              to present a defense in proceedings to cancel their membership for just cause.


b)              No member may be prevented from exercising any right or function which has been legitimately bestowed upon him except under such circumstances and according to such procedures provided by law or these Statutes.


c)              Membership dues shall be paid annually by Active Members and Associate Members, in amounts determined by the Board of Directors. Associate Members shall pay dues equivalent to those of Active Members. Honorary Members shall not be required to pay dues. The Board of Directors may periodically adjust the amount of dues to be paid by members.


d)              The Board may, in its discretion, establish dues for families, single persons, and students. The spouse of an Active Member shall be entitled to a separate vote in General Meetings and Elections.


e)              Any member delinquent for one (1) month in the payment of dues shall be automatically suspended from the Society until such time as the dues are paid. Failure to pay dues within three (3) months of the date on which they are due shall constitute “good cause” for canceling the membership of a member.


f)      Members shall have no reciprocal rights or obligations one to another.


ARTICLE IV – Admission, Resignation and Cancellation of Membership


a)              A candidate for Active Membership must sign an application in which he agrees to comply with the provisions of the Statutes of the Society, and present proof of U.S. citizenship, if requested.


b)              A candidate for Associate Membership must sign an application attesting that he has read the Statutes of the Society and agrees to comply therewith and that he understands and supports the aims of the Society.


c)              Any member may resign his membership by either mailing written notice by registered mail to the Society’s administrative office or by submitting written notice by fax or in person at the administrative office during normal business hours.


d)              The Board of Directors may cancel the membership of any member for good cause. “Good cause” shall include, but not be limited to, acts which constitute crimes under the Brazilian Criminal Code, acts which are contrary to the purposes of the Society, acts which are damaging to the reputation of the Society, and non-payment of dues for three (3) months A membership may be cancelled at any meeting of the Board of Directors, by the favorable vote of at least 2/3 of the Directors present. The member whose membership is being considered for cancellation shall be given prior notice of the meeting and during the meeting, shall be given the opportunity to present a defense. A member whose membership is cancelled shall have the right to appeal the decision to the Executive Committee, which shall decide the appeal by majority vote.

e)  No refund of membership dues shall be made for any reason.



ARTICLE V - General Meetings, Special Meetings, and Elections


a)              Sometime before December 20th of each year, the President will call an Annual General Meeting of which prior notice of at least ten (10) days shall be mailed and/or e-mailed to each member. The presence in person of at least twenty-five (25) members shall constitute a quorum on first call. In the absence of a quorum on first call, a second call will be made 30 minutes later. On second call, any number of active members present shall constitute a quorum. At this meeting there will be presented the reports of the President and Committee Chairmen of the Year’s Activities, and whatever other business may interest the members. The election of members to the Board of Directors will be held at this meeting.


b)              Members of the Board of Directors may be removed from office, and changes may be made to these Statutes, only pursuant to a 2/3 vote cast at a General Meeting specially convoked for one or both of these purposes. The quorum for such a meeting shall be twenty-five (25) members on first call, and any number of members on second call thirty (30) minutes later. In the event a member of the Board of Director is removed, his or her replacement shall be chosen during the meeting. Nominations may be made by any member attending the meeting. If there is more than one nominee, the nominee who receives the most votes of members attending the meeting shall be elected to replace the removed Director for the remainder of that Director’s term.


c)              One-fifth of the members may call a General or Special Meeting at any time by giving Members ten (10) days notice by mail or e-mail, stating the purpose, date, hour, and place of the Meeting.


d)              Members may vote by proxy, but such proxies must be delivered to the Secretary before the opening of the Meeting. No member may vote more than three (3) proxies.


e)              The President may call a Special Meeting at any time by giving Members ten (10) days notice by mail or e-mail, stating the purpose, date, hour, and place of the Meeting.


ARTICLE VI - Administration


a)               The Society will be administered by a Board of Directors composed of ten (10) Active or Associate Members, who will be elected by the Annual General Meeting for a term of 2 years.

b)              In addition to the elected Board of Directors, all dues-paying past Presidents residing within greater Rio de Janeiro shall be ex-officio members of the Board of Directors, and shall be entitled to vote at meetings.

c)              In all meetings of the Board of Directors, motions for a vote must be made by a Director and seconded by another Director; the vote of the majority of those Directors present will prevail. The presence of four (4) Directors (including ex officio Directors) will constitute a quorum.

d)              Within thirty (30) days after the Annual General Meeting, the Board of Directors will hold a meeting and elect as officers a President, a Vice-President, a Treasurer, and a Secretary, who will serve for a period of two (2) years and who will serve collectively as an Executive Committee. The other Directors will be called Directors without designation. Election will be by a majority vote of Directors present, by secret ballot if more than one candidate has been nominated for anyone position. The President may vote only if there is a tie. The existing officers shall serve until the newly-elected officers shall take office, which must occur by April 30th. The President of the Executive Committee will be the President of the Board of Directors.

e)              All members of the Board of Directors may be re-elected to the Board and to the Executive Committee an indefinite number of times, except the President, who cannot be elected for more than two consecutive terms to that office.

f)               Vacancies of the Board of Directors or in the Executive Committee may be filled by nomination by the President and approval of the Board of Directors at any regular or extraordinary meeting of the Board of Directors. The candidate so elected shall serve the remainder of the term of the Director he or she is replacing.

g)              The Board of Directors will establish the time of its meetings; however the President may call special meetings of the Board of Directors or of any Committee whenever he judges it necessary.

h)              The President shall represent the Society judicially and extra-judicially, and before Public Authorities. He shall preside at all meetings of the Society, and shall exercise such other functions as are inherent to his office and not in conflict with the Statutes or resolutions of the Board of Directors. The President may from time to time grant specific powers of attorney, or otherwise delegate his power of legal representation, with approval of the Board of Directors. The President may from time to time delegate his other powers to a member of the Executive Committee.

i)               The Vice-President shall exercise the duties of the President in his absence or impediment or at his delegation.

j)               The Treasurer shall be responsible for the funds of the Society and its financial records, and shall present financial statements at the General Meeting and upon request from the President or the Executive Committee.

k)              The Secretary shall be responsible for all records of the Society except those for which the Treasurer is responsible.

l)               The Board of Directors and Executive Officers shall not receive any remuneration of any kind from the Society.

ARTICLE VII - Committees


a)              No later than the first Board of Directors meeting following the election of Officers, the Board of Directors will establish Committees as required. Committee Chairs will be appointed by the President from the membership at large and the Chairs will have the responsibility of appointing members of their committees.

b)              Committee Chairs are expected to report to the Board of Directors monthly or more frequently if required. Committee Chairs shall each appoint a Vice Chair, who will act in the absence of the Committee Chair.


ARTICLE VIII - Amendments


Any amendment to these Statutes must be submitted for approval to a specially called Extraordinary General Meeting. The amendments shall first be submitted to the Board of Directors, which shall, by majority vote, decide whether to recommend that the membership accept or reject the amendments. Precise texts of such amendments shall be given to each Member by mail or e-mail at least ten (10) days prior to the specially called General Meeting. If approved by two-thirds (2/3) of the Active Members present in person or by proxy at the Meeting, the amendments shall be incorporated in the Statutes.


ARTICLE IX - Liquidation


In case the Society shall be dissolved, its property shall, by majority vote of the members present at a General Meeting, be donated to a local, state, or federal institution of non-profit or similar goals.


Sole paragraph - Prior to any distribution of the Society’s property, members shall be reimbursed the pro-rated value of the dues paid for the year in which the liquidation occurs.


ARTICLE X - Fiscal Year and Approval of Accounting


The fiscal year of the Society shall coincide with the Calendar year. The Treasurer shall regularly report on the financial status of the Society to the Board of Directors, who shall have to power to approve the accounts. In addition, the Treasurer shall report on the financial status of the Society to the membership during the Annual General Meeting, the vote of a majority of the members present being sufficient to approve the report.


ARTICLE XI - General


The Board of Directors shall have the power to deliberate and decide upon those matters which are within the purposes and aims of the Society and which may not have been specifically included in these Statutes.

Adopted at the Extraordinary General Meeting of the Society held on January 22, 2015 and amended at the Extraordinary General Meeting of the Society held on October 17, 2016




CLÁUSULA I - Denominação, Fins, Sede, e Fonte de Recursos para Manutenção

a) A denominação da Associação é "The American Society of Rio de Janeiro" (doravante denominada "Society").

b) A sede e foro da Society são na Cidade do Rio de Janeiro, Estado do Rio de Janeiro, atualmente na Avenida Rio Branco, 123/2105, CEP 20040-905. A Assembléia Geral poderá alterar a sede para outro endereço na Cidade e Estado do Rio de Janeiro.

c) Os fins da Society, uma associação sem fins lucrativos, de tempo indeterminado e de quantidade ilimitada de sócios, são:

1) promover e manter relações amistosas entre os cidadãos da República Federativa do Brasil e os dos Estados Unidos da América;

2) prestar socorro e auxílio a cidadãos norte-americanos que estejam reconhecidamente sem recursos imediatos;

3) observar os feriados tradicionais e históricos dos Estados Unidos da América;

4) receber visitantes norte-americanos distintos; e

5) promover atividades sociais, culturais, educacionais, informativas, recreativas e beneficentes que estimulem a integração da comunidade norte-americana do Rio de Janeiro.

d) A Society não poderá empreender qualquer atividade que afete ou esteja ligada a política brasileira, e não empreenderá qualquer atividade religiosa, exceto aquelas de natureza estritamente ecumênica.

e) A Society deverá ser mantida por anuidades e outras contribuições de seus Associados, rendas de atividades que patrocine ou empreenda, receitas dos anúncios veiculados em suas publicações e publicações eletrônicas, bem como contribuições e doações de terceiros.

CLÁUSULA II - Associados


a) Haverá três (3) classes de Associados: Efetivo, Simples, e Honorário.

b) Associado Efetivo: Qualquer cidadão norte-americano maior de idade de ambos os sexos e seu cônjuge, independente da nacionalidade deste último, poderá ser admitido como Associado Efetivo mediante requerimento e pagamento das anuidades apropriadas.

c) Associado Simples: Qualquer pessoa maior de idade de bom caráter. cidadão de outros países que não os Estados Unidos e residente na área metropolitana do Rio de Janeiro, mediante requerimento e aprovação da Diretoria, poderá ser admitido como Associado Simples após pagamento das anuidades apropriadas.

d) Associado Honorário: Este título poderá ser conferido a qualquer pessoa a critério da Diretoria, por votação unanime da Diretoria em qualquer assembleia. O principal representante consular do governo norte-americano no Rio de Janeiro será automaticamente tanto um Associado Honorário quanto o Presidente Honorário da Society.

CLÁUSULA III- Direitos e Deveres

a) Todos os Associados terão os seguintes direitos:
1) votar nas Assembleias Gerais e Eleições;
2) participar das atividades da Society, desde que qualquer taxa aplicável seja paga; 3) pedir demissão da Society; e
4) apresentar defesa em procedimento destinado a sua exclusão por justa causa.

5) Nenhum Associado será impedido de exercer qualquer direito ou função que lhe tenha sido legitimamente conferido, a não ser nos casos e pela forma prevista na lei ou neste Estatuto.

b) Todos os Associados terão os seguintes deveres:

1) contribuir, na medida do possível, para que as atividades da Society sejam bem- sucedidas; e

2) pagar as anuidades anualmente, em montantes determinados pela Diretoria:

I - Associados Simples deverão pagar anuidades equivalentes às dos Associados Efetivos, mas Associados Honorários não serão obrigados a pagar anuidades. A Diretoria poderá periodicamente reajustar o valor das anuidades.


II - A Diretoria poderá, a seu critério, estabelecer anuidades para famílias, pessoas solteiras e estudantes. O cônjuge de um Associado Efetivo terá direito a um voto separado nas Assembleias Gerais e Eleições.

III - Qualquer Associado que atrase em um (1) mês o pagamento de suas anuidades deverá ser automaticamente suspenso da Society até que as anuidades sejam pagas. A falta de pagamento dentro dos três (3) meses seguintes a data em que forem devidas deverá constituir "justa causa" para a exclusão de um Associado.

IV - Os Associados não terão direitos ou deveres recíprocos uns com os outros.

CLÁUSULA IV - Admissão, Demissão e Exclusão de Associados

a) O candidato a Associado Efetivo deverá assinar um formulário de candidatura pelo qual se compromete a observar as disposições do Estatuto da Society, e apresentar provas de cidadania norte-americana, se solicitado.

b) O candidato a Associado Simples deverá assinar um formulário de candidatura pelo qual ateste que leu este Estatuto e se compromete a observar as suas disposições, e que entende e apoia os fins da Society.

c) Qualquer Associado poderá pedir demissão da Society ou mediante o envio por correio de notificação escrita por carta registrada à sede administrativa da Society, ou através da apresentação de uma notificação escrita por transmissão de fax ou pessoalmente, na sede administrativa da Society, durante o horário comercial normal.

d) A Diretoria poderá excluir qualquer Associado por 'justa causa". A expressão 'justa causa" deverá incluir, mas não estará a tanto limitada, atos que constituam crime nos termos do Código Penal Brasileiro, atos que sejam contrários às finalidades da Society, atos que prejudiquem a reputação da Society, e o não-pagamento das anuidades por três (3) meses. A exclusão pode ser determinada em qualquer reunião da Diretoria, através do voto favorável de pelo menos 2/3 dos Diretores presentes. O Associado que estiver sendo considerado para exclusão deverá receber notificação previa da reunião e durante a reunião, deverá ter a oportunidade de apresentar defesa. Um Associado que for excluído terá o direito de recorrer de tal decisão ao Comitê Executivo constituído na forma da Cláusula VI (d), o qual deverá decidir o recurso por maioria de votos.

e) Não haverá reembolso de anuidades por qualquer motivo.

CLÁUSULA V - Assembleias Gerais, Assembleias Extraordinárias e Eleições


a) A qualquer momento antes de 20 de dezembro de cada ano, o Presidente convocará a Assembleia Geral Ordinária, dando notificação previa com antecedência mínima de dez (10) dias, por correio e/ou por e-mail a cada Associado. O comparecimento pessoal de pelo menos 25 (vinte e cinco) Associados deverá constituir o quórum em primeira convocação. Na ausência do quórum em primeira convocação, uma segunda convocação deverá ser feita após 30 minutos. Na segunda convocação, qualquer número de Associados efetivos presentes deverá constituir o quórum. Nesta assembleia, serão apresentados os relatórios do Presidente e do Presidente do Comitê Executivo de Atividades do Ano, e quaisquer outros assuntos que possam ser do interesse dos Associados. A eleição de membros da Diretoria será feita nesta Assembleia Ordinária.

b) Os membros da Diretoria somente poderão ser destituídos de seus cargos através do voto de dois terços (2/3) dos Associados presentes proferidos em Assembleia Geral Extraordinária especialmente convocada para este propósito. O quórum para tal assembleia deverá ser de 25 (vinte e cinco) em primeira convocação, e qualquer número de Associados em segunda convocação 30 (trinta) minutos mais tarde. Na hipótese em que um membro da Diretoria vier a ser destituído, seu substituto deverá ser escolhido no decorrer da assembleia. Nomeações podem ser feitas por qualquer Associado que comparecer à assembleia. Se houver mais de um nomeado, o nomeado que receber a maior parte dos votos de Associados que comparecerem à assembleia deverá ser eleito para substituir o Diretor destituído pelo tempo remanescente do mandato daquele Diretor.

c) Um quinto dos Associados pode convocar uma Assembleia Geral Extraordinária a qualquer tempo mediante notificação aos Associados com antecedência de 10 (dez) dias por correio e/ou por e-mail, declarando o propósito, a data, o horário e o local da Assembleia. Os Associados poderão votar por procuração, porém tais procurações devem ser entregues à Secretaria antes da abertura da Assembleia. Nenhum Associado poderá votar por mais de 3 (três) procurações.

d) O Presidente poderá convocar uma Assembleia Geral Extraordinária a qualquer tempo mediante notificação aos Associados com antecedência de 10 (dez) dias por correio e/ou por e-mail, declarando o propósito, a data, o horário e o local da Assembleia.

CLÁUSULA VI - Administração


a) A Society será administrada de forma coletiva por uma Diretoria composta de dez (10) Associados Efetivos ou Associados Simples, eleitos pela Assembleia Geral Ordinária para servir mandatos de 2 (dois) anos.

b) Além dos Diretores eleitos, todos os ex-Presidentes pagantes de anuidades residentes na área metropolitana do Rio de Janeiro deverão ser membros ex-officio da Diretoria, e deverão ter direito a votar em reuniões da Diretoria.

c) Em todas as reuniões da Diretoria, moções para voto devem ser apresentadas por um Diretor e apoiadas por outro Diretor; o voto da maioria dos Diretores presentes prevalecerá. A presença de quatro (4) Diretores (incluindo os Diretores ex-officio) constituirá o quórum.

d) Dentro de 30 (trinta) dias após a Assembleia Geral Ordinária, a Diretoria realizará uma reunião e elegerá como Executivos: um Presidente, um Vice-Presidente, um Tesoureiro e um Secretário, que servirão por mandatos de 2 (dois) anos e atuarão em conjunto sob a forma de Comitê Executivo. Os demais Diretores serão chamados de Diretores sem designação específica. A eleição dos Executivos será por maioria de votos dos Diretores presentes na reunião, em votação secreta se houver mais de um candidato nomeado para qualquer posição. O Presidente da reunião somente poderá votar em caso de empate. Os Executivos existentes deverão servir até que os Executivos recém-eleitos tomem posse, o que deve ocorrer até 30 de abril. O Presidente do Comitê Executivo será o Presidente da Diretoria.

e) Todos os membros da Diretoria podem ser reeleitos para a Diretoria e para o Comitê Executivo por um número indefinido de vezes, exceto o Presidente, o qual não pode ser eleito por mais de dois períodos consecutivos para tal cargo.

f) Vagas na Diretoria ou no Comitê Executivo podem ser preenchidas através de nomeação pelo Presidente e aprovação da Diretoria em qualquer reunião regular ou extraordinária da Diretoria. Excepcionalmente, o candidato eleito desta forma deverá servir pelo tempo remanescente do mandato do Diretor que estiver substituindo.

g) A Diretoria estabelecerá a ocasião de suas reuniões; todavia, o Presidente poderá convocar reuniões extraordinárias de Diretoria ou de qualquer Comitê sempre que julgar necessário.

h) O Presidente representará a Society ativamente, passivamente, judicialmente e extrajudicialmente e perante autoridades públicas. O Presidente presidirá todas as reuniões da Society e exercerá todas as outras funções que forem inerentes a seu cargo e que não sejam conflitantes com o Estatuto ou deliberantes da Diretoria. O


Presidente poderá de tempos em tempos outorgar procurações específicas, ou por outro meio delegar seus poderes de representação judicial, com a aprovação da Diretoria. O Presidente poderá de tempos em tempos delegar seus outros poderes a membros do Comitê Executivo.

i) O Vice-Presidente exercerá as funções do Presidente em sua ausência ou impedimento, ou por delegação do Presidente.

j) O Tesoureiro será responsável pelos recursos da Society e seus registros financeiros, e deverá apresentar demonstrações financeiras na Assembleia Geral Ordinária e mediante solicitação do Presidente ou do Comitê Executivo.

k) O Secretário deverá ser responsável por todos os registros e arquivos da Society, exceto aqueles que sejam de responsabilidade do Tesoureiro.

l) A Diretoria e os Executivos não deverão receber da Society remuneração de qualquer espécie.


a) Até a primeira reunião da Diretoria após a eleição de Executivos, a Diretoria estabelecerá Comitês conforme necessário. Os Presidentes dos Comitês serão nomeados pelo Presidente dentre os Associados em geral e terão a responsabilidade de nomear os componentes de seus comitês.

b) Os Presidentes dos Comitês deverão fornecer relatórios à Diretoria mensalmente ou com maior frequência, se necessário. Cada um dos Presidentes dos Comitês nomeará um Vice-Presidente, que atuará em sua ausência.

CLÁUSULA VIII – Alterações

Qualquer alteração ao presente Estatuto deve ser submetida à aprovação de uma Assembleia Geral Extraordinária especialmente convocada. As alterações serão primeiramente submetidas à Diretoria, a qual devera, por maioria de votos, decidir se recomenda aos Associados aceitar ou recusar as alterações. Os textos exatos de tais alterações serão enviados a cada Associado pelo correio e/ou por e-mail pelo menos dez (10) dias antes da Assembleia Geral Extraordinária especialmente convocada. Se aprovada por dois terços (2/3) aos Associados Efetivos presentes pessoalmente ou através de procuração à Assembleia, as alterações serão incorporadas ao Estatuto.

CLÁUSULA IX - Dissolução e Extinção, Liquidação


No caso de a Society ser dissolvida ou extinta, seus bens deverão, por maioria dos votos dos Associados presentes a uma Assembleia Geral, ser doados a uma instituição municipal, estadual ou federal, sem fins lucrativos ou com objetivos semelhantes.

Parágrafo Único – Apurado o ativo e o passivo da associação, antes de qualquer distribuição dos bens da Society, os Associados deverão ser reembolsados do valor pro-rata das anuidades pagas para o ano no qual ocorrer a liquidação, conforme art. 61 §1 do Código Civil 2002.

CLÁUSULA X - Exercício Financeiro e Aprovação das Contas

a) O exercício financeiro da Society coincidirá com o ano civil.

b) O Tesoureiro deverá apresentar regularmente relatórios acerca da situação financeira da Society à Diretoria, a qual deverá ter o poder de aprovar as contas. Ademais, o Tesoureiro deverá relatar a situação financeira da Society aos Associados durante a Assembleia Geral Ordinária, sendo o voto da maioria dos Associados presentes suficiente para aprovar o relatório.

CLÁUSULA XI - Disposições Gerais

A Diretoria deverá ter o poder de deliberar e decidir sobre assuntos que estejam dentro das finalidades e objetivos da Society, e que possam não ter sido especificamente incluídos neste Estatuto.

Adotado na Assembleia Geral Extraordinária da Society, no dia 22 de janeiro de 2015 e alterado pela Assembleia Geral Extraordinária da Society no dia 17 de outubro de 2016.

_____________________________ Presidente da Mesa da AGE de 17.10.2016

_____________________________ Secretário da Mesa da AGE de 17.10.2016



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